Как сделать электронную подпись для врача: УКЭП, МЧД и учёт в клинике

Виды подписей и почему для врача важна именно УКЭП

Закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида подписи:

• простая (ПЭП): код из СМС, логин и пароль; подтверждает, что документ подписало определённое лицо;
• неквалифицированная (НЭП): создаётся криптографически и показывает, менялся ли документ после подписания; сертификат может выдать и неаккредитованный УЦ;
• квалифицированная (КЭП, УКЭП): криптографическая подпись с квалифицированным сертификатом от аккредитованного УЦ и сертифицированными средствами криптозащиты.

Квалифицированный сертификат связывает ключ проверки подписи с конкретным человеком: ФИО, СНИЛС, ИНН. Аккредитованный УЦ прошёл аккредитацию Минцифры и включён в реестр министерства. Выпускать квалифицированные сертификаты могут только такие центры.

Вид подписи для конкретного документа определяют нормативные акты и требования системы, которая этот документ принимает. Для электронных медицинских документов (ЭМД) базовое требование — УКЭП, но для части медицинских записей допускаются и другие виды подписи.

Что говорит закон: 63-ФЗ и приказ № 209н

Порядок документооборота в сфере охраны здоровья задаёт приказ Минздрава от 25.03.2026 № 209н. Минюст зарегистрировал его 22.04.2026 за № 86160. Приказ действует с 01.09.2026 до 01.09.2032 и заменяет приказ № 947н. Официальный текст опубликован на портале правовой информации.

Что приказ говорит о подписи:

• ЭМД подписывается УКЭП медицинского или фармацевтического работника, который его сформировал (п. 9);
• если документ создавали несколько работников, каждый подписывает его своей УКЭП (п. 11);
• если бумажный аналог документа заверяется печатью, ЭМД дополнительно подписывает УКЭП руководитель организации или лицо, которое руководитель уполномочил действовать от имени организации (п. 12);
• подпись оформляется в контейнере формата CMS (п. 14);
• отдельные электронные медицинские записи, например записи без оформления медицинского документа или записи в журналах, можно подписывать любым видом электронной подписи (п. 13).

Кроме того, по п. 15 организация должна быть зарегистрирована в ФРМО, а работники, которые подписывают ЭМД, внесены в ФРМР. Перечень видов ЭМД и требования оператора РЭМД сверяйте отдельно: они обновляются чаще, чем сам приказ. Путь документа от МИС до РЭМД и типовые причины отказов мы разбирали в статье о протоколе консультации и пути СЭМД.

Второй блок норм касается представительства. Статья 17.2 закона 63-ФЗ определяет, как сотрудник подписывает документы от имени юридического лица: своей УКЭП физлица вместе с МЧД (для представителей ИП аналогичные правила задаёт ст. 17.3). Требования к формату доверенности установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857.

Где получить УКЭП врачу

Маршрут зависит от роли врача в клинике: сотруднику, руководителю и врачу-ИП нужны разные удостоверяющие центры.

Коммерческий аккредитованный УЦ

Врач-сотрудник получает квалифицированный сертификат физического лица в коммерческом УЦ, аккредитованном Минцифры. Действующую аккредитацию проверьте по реестру на портале министерства: по ст. 11 закона 63-ФЗ аккредитация УЦ должна быть действительна на день выдачи сертификата.

Что спросить у УЦ до подачи заявки:

• сколько времени занимает выпуск сертификата;
• доступна ли удалённая идентификация или нужен личный визит;
• какие носители предлагает центр и совместимы ли они с вашей МИС;
• на какой срок выпускается сертификат;
• помогает ли центр с установкой и настройкой рабочего места;
• можно ли открыть корпоративный центр регистрации (КЦР) для выпуска подписей штату.

При работе через КЦР клиника назначает администратора приказом руководителя. Администратор идентифицирует сотрудников и формирует заявки, при этом клиника не становится удостоверяющим центром. Для клиники с большим штатом так проще вести выпуск подписей централизованно.

УЦ ФНС: кому выдаётся подпись, а кому нет

УЦ ФНС и его доверенные партнёры выдают УКЭП руководителю организации, то есть лицу, которое действует без доверенности, и индивидуальным предпринимателям. Коммерческие УЦ таким заявителям подпись не выпускают. Рядовой сотрудник, в том числе врач, получить подпись в УЦ ФНС не может. Сертификат УЦ ФНС действует 15 месяцев.

Отсюда разные маршруты:

Кто	Где получить УКЭП
Врач-сотрудник	Коммерческий аккредитованный УЦ
Врач-ИП	УЦ ФНС или его партнёр
Главврач, который руководит юрлицом	УЦ ФНС или его партнёр
Главврач без права действовать без доверенности	Коммерческий аккредитованный УЦ, как сотрудник

Условия выдачи ФНС уточняет, поэтому перед визитом проверьте их на сайте службы.

Когда порядок отличается: регион, ведомственные УЦ, МИС

РЭМД проверяет связь врача с организацией по данным ФРМР и ФРМО, поэтому сведения в регистрах должны совпадать с сертификатом. В некоторых регионах выпуск подписей организуют через региональные МИС и операторов.

Вопросы региональному оператору и поставщику МИС:

• какие УЦ, носители и криптопровайдеры поддерживает МИС;
• как проверяются полномочия лица, которое подписывает ЭМД от имени организации: по МЧД, по данным ФРМР или по OID организации в ФРМО;
• нужна ли МЧД врачам для работы в ФРМО, ФРМР и РЭМД в вашем регионе;
• есть ли в регионе программа централизованного выпуска подписей.

Как зарегистрировать клинику и врачей в ФРМО и ФРМР, мы описали в пошаговом разборе подключения к ЕГИСЗ.

Пошагово: как оформить электронную подпись врачу

Инструкция для администратора, который оформляет подписи врачам клиники.

Шаг 1–2. Подготовка данных и выбор УЦ

1. Соберите данные врача. Обычно нужны паспорт, СНИЛС и ИНН, для заявки через КЦР — ещё данные организации. Точный перечень определяет УЦ. Сверьте ФИО и СНИЛС с записью врача в ФРМР: из-за расхождений РЭМД может отклонять документы.
2. Выберите УЦ. Критерии: действующая аккредитация, совместимость носителя и криптопровайдера с МИС, поддержка МЧД, доступная техподдержка. Если врачей много, сравните условия работы через КЦР.

Шаг 3–4. Заявка, идентификация, выпуск сертификата

3. Подайте заявку и пройдите идентификацию. Классический вариант — личный визит врача в УЦ с оригиналами документов. Некоторые УЦ идентифицируют заявителя удалённо, например по действующей КЭП или биометрии. Администратор может вести заявку и собирать документы, но идентификацию проходит сам врач — в УЦ или у администратора КЦР.
4. Получите сертификат и носитель. Ключ записывается на защищённый носитель или создаётся в облачном сервисе УЦ. Проверьте в сертификате ФИО, СНИЛС, ИНН и срок действия, затем внесите данные в реестр клиники.

Шаг 5–6. Настройка рабочего места и тестовая подпись

5. Настройте рабочее место. Установите криптопровайдер, который требует МИС (например, КриптоПро CSP с лицензией), драйверы носителя, личный сертификат врача и цепочку сертификатов УЦ до корневого.
6. Проверьте подпись до первого приёма. Подпишите тестовый документ в МИС и убедитесь, что подпись проходит проверку. Типовые ошибки: не установлена цепочка сертификатов УЦ, закончилась лицензия криптопровайдера, МИС не видит носитель из-за драйвера, к учётной записи врача привязан старый сертификат.

Когда врачу нужна машиночитаемая доверенность

С 01.09.2023 сотрудники организаций получают сертификаты только как физические лица, без реквизитов работодателя. С 01.09.2024 сертификаты сотрудников юрлиц, выпущенные в коммерческих УЦ раньше, не действуют: ФНС напомнила об этом 02.09.2024. Чтобы действовать от имени организации, сотрудник применяет свою УКЭП физлица вместе с МЧД.

Граница проходит по тому, от чьего имени ставится подпись. Врач подписывает протокол приёма как автор документа, то есть от своего имени, поэтому МЧД на каждого врача обычно не нужна. Когда документ требует подтверждения от организации (на бумаге ставилась печать), подписывает руководитель или уполномоченное им лицо, и вопрос о полномочиях касается уже его.

Требование о МЧД следует из общих правил 63-ФЗ о подписании от имени организации, поэтому ответ зависит от роли подписанта и от того, как принимающая система проверяет полномочия. По материалам поставщиков МИС, с 2024 года в РЭМД действует алгоритм, при котором полномочия подписанта сверяются по данным ФРМР и ФРМО. Порядок для вашей схемы уточните у оператора и поставщика МИС.

Что такое МЧД и чем она отличается от бумажной доверенности

МЧД — электронная доверенность в формате XML. Её подписывает своей УКЭП доверитель, в клинике это руководитель организации. Доверенность регистрируют в распределённом реестре, и принимающая система сама проверяет её срок, полномочия и отзыв. Сертификат физлица не содержит сведений о работодателе, поэтому полномочия сотрудника в электронном документообороте подтверждает именно МЧД.

Нужна ли МЧД в типичных ситуациях клиники

Ситуация	Нужна ли МЧД	Почему	Что проверить
Врач подписывает протокол приёма как автор ЭМД	Обычно нет	Подпись ставится от своего имени	Требования МИС и регионального оператора
Уполномоченный сотрудник подписывает ЭМД вместо печати	Зависит от принимающей стороны	Сотрудник действует от имени организации	Как РЭМД проверяет полномочия: МЧД, ФРМР или OID в ФРМО
Руководитель юрлица подписывает ЭМД за организацию	Нет	Действует без доверенности	Что сертификат выпущен УЦ ФНС или его партнёром
Администратор подписывает договор с контрагентом	Да	Действует от имени организации	Принимает ли контрагент МЧД в своей системе ЭДО
Бухгалтер сдаёт отчётность	Да	Действует от имени организации	Требования ФНС и СФР к сертификату и доверенности
Врач работает в ФРМО, ФРМР или РЭМД через интерфейс	Зависит от принимающей стороны	Требования задаёт оператор системы	Уточнить у регионального оператора

Носители и хранение ключа

Вариант	Плюсы	Риски
Токен, защищённый USB-носитель	Ключ под физическим контролем владельца, носитель поддерживают большинство МИС	Утеря, поломка, носитель оставлен в компьютере
Облачная подпись в сервисе УЦ	Носитель не нужен, удобно при работе с нескольких рабочих мест	Зависимость от сервиса и сети, поддерживается не всеми МИС

Правила обращения с ключом:

• ключ личный: носитель и ПИН-код коллегам не передают, «общая подпись отделения» означает подпись чужим именем;
• ПИН-код по умолчанию меняют сразу после получения;
• ПИН-код не записывают на стикере у монитора и не сохраняют в браузере;
• токен извлекают после завершения работы;
• при утере или подозрении на компрометацию врач сразу обращается в УЦ для отзыва сертификата и сообщает ответственному в клинике.

Назначьте ответственного за учёт СКЗИ. Он ведёт реестр носителей и лицензий криптопровайдера и знает, к кому обращаться при инциденте.

Срок действия сертификата и продление

Срок действия указан в самом сертификате, у сертификатов УЦ ФНС он составляет 15 месяцев. Ставьте напоминание за 1–2 месяца до окончания срока: перевыпуск может потребовать повторной идентификации и настройки рабочего места.

Документы, подписанные до окончания срока, сохраняют силу: по ст. 11 63-ФЗ квалифицированная подпись действительна, если сертификат был действителен на момент подписания. Подписать новый документ просроченным сертификатом нельзя.

Новый сертификат нужен, если:

• изменились ФИО или паспортные данные;
• ключ утерян или скомпрометирован;
• принимающая система ввела новые требования к сертификату.

Смена работы на сертификат физлица не влияет, в нём нет реквизитов работодателя; меняется только МЧД, если её выдавали.

Что делать при увольнении врача

Сертификат физлица принадлежит врачу, и работодатель не может его отозвать. Клиника отзывает свои полномочия и доступы:

1. Отзовите МЧД, если её выдавали: отзыв оформляет доверитель, то есть организация в лице руководителя.
2. Проверьте, что все документы, которые сформировал врач, подписаны до последнего рабочего дня.
3. Закройте учётную запись в МИС и отвяжите от неё сертификат.
4. Удалите сертификат врача с рабочих мест клиники.
5. Решите судьбу носителя: если его приобретала клиника, порядок возврата определяют договор с УЦ и локальные акты, уточните у юриста.
6. Обновите сведения в ФРМР в установленном порядке и отметьте отзыв с датой в реестре подписей.

Документы, подписанные врачом до увольнения, сохраняют силу. Совместитель может пользоваться одним сертификатом физлица в нескольких клиниках, поэтому при уходе из одной из них отзываются только её МЧД и доступы.

Как организовать учёт подписей в клинике

Реестр подписей — внутренний инструмент клиники, и его форму она выбирает сама. Минимальный набор:

• ответственный, назначенный приказом руководителя;
• реестр подписей и МЧД;
• календарь продлений с напоминаниями;
• регламент выдачи, замены и отзыва подписей, включая действия при увольнении и утере носителя.

Шаблон реестра:

Поле	Что фиксировать
Сотрудник	ФИО, должность, роль: врач, уполномоченное лицо, руководитель
СНИЛС	Для сверки с ФРМР
УЦ	Название и способ выпуска: напрямую или через КЦР
Сертификат	Серийный номер, срок действия с и по
Носитель	Токен или облако, серийный номер токена, место хранения
МЧД	Номер, дата выдачи, срок, полномочия
Рабочие места	Компьютеры и учётные записи МИС с установленным сертификатом
Статус	Действует, на продлении, отозван, дата отзыва

Реестр содержит персональные данные, поэтому доступ к нему должны иметь только ответственные сотрудники. Обязанности клиники перед ЕГИСЗ в целом мы разбирали в статье об обязанностях, сроках и штрафах.

Частые вопросы руководителей

Можно ли подписать документ подписью коллеги?

Нет. Подпись удостоверяет, что документ подписал конкретный человек. Владелец ключа обязан не допускать его использования без своего согласия (ст. 10 63-ФЗ), а последствия подписи чужим ключом зависят от обстоятельств и могут затронуть обоих сотрудников.

Нужна ли МЧД каждому врачу?

Как правило, нет: врач подписывает ЭМД от своего имени. МЧД нужна тем, кто подписывает документы от имени клиники. Если региональный оператор или МИС требуют доверенность для работы врачей в подсистемах ЕГИСЗ, следуйте их требованиям.

Сертификат истёк в день приёма. Что делать?

Подписывать просроченным сертификатом нельзя. Обычно документ можно сохранить в МИС неподписанным и подписать после выпуска нового сертификата, но возможность и сроки передачи ЭМД уточните у поставщика МИС. От таких ситуаций защищает календарь продлений.

Можно ли получить подпись без визита в УЦ?

Зависит от УЦ: некоторые центры идентифицируют заявителя удалённо. Если такого способа нет, остаются личный визит или идентификация у администратора КЦР клиники.

Итоги и чек-лист перед запуском

Подписи и доверенности:

• у каждого врача, формирующего ЭМД, есть собственная УКЭП физлица из аккредитованного УЦ;
• руководитель получил подпись в УЦ ФНС или у его партнёра;
• определены лица, подписывающие от имени клиники, и им выданы МЧД, если этого требует принимающая сторона;
• ФИО и СНИЛС в сертификатах совпадают с данными ФРМР;
• рабочие места настроены, тестовый документ подписан и прошёл проверку в МИС.

Процессы:

• назначен ответственный, ведётся реестр подписей и МЧД;
• календарь напоминает о продлении за 1–2 месяца;
• утверждён порядок действий при увольнении и утере носителя;
• регламенты сверены с официальным текстом приказа № 209н и требованиями оператора РЭМД на дату запуска.

Когда подписи настроены, основную нагрузку на врача создаёт заполнение протокола. Решение для клиник на платформе VibeLab ведёт запись пациентов и помогает с протоколом: ИИ-сотрудник «Ассистент врача» слушает приём через диктофон, расшифровывает разговор и заполняет поля открытой формы приёма в МИС клиники на 1С. Врач проверяет и правит текст, подтверждает его и подписывает своей УКЭП, а дальнейшую передачу документа в ЕГИСЗ выполняет МИС клиники. Как это устроено, мы описали в статье об ИИ-ассистенте, который заполняет протокол приёма.